Politique de voyage : des voyages d’affaires en toute confiance

Vos collaborateurs doivent-ils voyager régulièrement ? Comme dans de nombreuses autres entreprises, vous êtes tenu de respecter un certain nombre d’exigences. C’est ce qu’on appelle un « devoir de diligence ». Moyen de transport, hébergement, frais professionnels, repas professionnels... une bonne politique voyages d’entreprise est une politique qui couvre tous ces aspects.
Mais c’est aussi bien plus que ça ! Les chefs d’entreprise ne doivent pas seulement tenir compte du devoir de diligence qu’ils ont à l’égard de leurs collaborateurs. Ils doivent aussi pouvoir gérer tous les risques associés. Après tout, c’est la sécurité de leurs collaborateurs qui est en jeu ! En plus de définir les conditions de transport et d’hébergement, une politique voyages permet également à une entreprise de formaliser toutes les procédures de voyage d’affaires qu’elle décide d’appliquer.

Une politique voyages permet à une entreprise de définir les procédures à suivre pour planifier et gérer les voyages d’affaires. À mesure que les entreprises développent leurs activités à l’échelle internationale, elles sont de plus en plus amenées à envoyer leurs collaborateurs à l’étranger. Les voyages d’affaires font donc partie intégrante du monde d’aujourd’hui, à tel point que les autorités fiscales et les services d’immigration du monde entier les examinent de très près. C’est pour cette raison que de plus en plus d’entreprises cherchent à renforcer les politiques voyages qu’elles ont mises en place. Bien qu’un certain nombre d’entreprises prétendent encore ne pas avoir de procédures en place en matière de voyages d’affaires, la plupart d’entre elles sont conscientes de l’importance d’en avoir une. Lorsqu’une entreprise décide de mettre en place une politique voyages, elle peut ainsi formaliser les questions relatives aux voyages d’affaires, ainsi que d’optimiser la gestion des frais de déplacement et des problèmes qui peuvent en découler.

Dans une entreprise, le directeur financier ou le responsable voyages est généralement chargé d’élaborer et de mettre en œuvre un modèle de politique voyages. Dans les petites entreprises, le responsable administratif peut parfois superviser la gestion des voyages d’affaires. La politique voyages aborde des questions telles que les procédures de réservation et les plafonds de dépenses autorisés, ainsi que la liste des prestataires de services privilégiés. De cette façon, l’entreprise peut informer ses collaborateurs des procédures à suivre et des budgets à respecter lorsqu’ils sont en voyage d’affaires – en particulier les frais d’hôtel ou de transport (avion, train, voiture). Une politique voyages doit également couvrir un certain nombre d’exceptions et de règles spéciales lorsqu’un budget plus important est nécessaire pour certains voyages. Cela facilite la validation et l’approbation internes des dépenses pour la plupart des voyages.

La politique voyages sert de feuille de route aux collaborateurs de l’entreprise en déplacement. Elle leur permet de gérer leurs frais de déplacement en toute confiance. Le but est de fixer clairement des plafonds de dépenses autorisées et d’établir des procédures de remboursement afin que vos collaborateurs puissent voyager en toute sérénité. En effet, une politique voyages bien définie peut rassurer les collaborateurs.

Une politique voyages exhaustive et efficace doit également comporter les éléments suivants : 

● un compte rendu (ou un rapport) du voyage au retour du collaborateur ;

● la compagnie d’assurance voyage privilégiée ;

● l’organisme en charge du devoir de diligence ou les procédures mises en place à cet effet.

Par ailleurs, la définition d’une stratégie solide de gestion des risques liés aux voyages optimisera la façon dont sont gérés les voyages d’affaires dans l’entreprise.

Une bonne politique voyages doit comprendre un plan détaillé de gestion des risques liés aux voyages d’affaires. La définition d’une telle stratégie permettra aux entreprises d’informer leurs collaborateurs des mesures mises en place pour assurer leur sécurité lors de leurs voyages d’affaires. Pour élaborer un plan de gestion des risques liés aux voyages des collaborateurs, des équipes spécialisées peuvent analyser les données et l’historique des risques de l’entreprise. Un collaborateur particulier a-t-il déjà été impliqué dans un accident de voiture ? Les vols sont-ils souvent en retard ou annulés ? Quel type d’hébergement s’est avéré décevant ou trop cher ? Les équipes chargées d’établir la politique de gestion des risques liés aux voyages peuvent également s’entretenir au préalable avec les collaborateurs de l’entreprise pour obtenir des informations sur leurs habitudes de voyage. Ils peuvent ainsi faire part des problèmes qu’ils ont pu rencontrer au cours de leurs voyages d’affaires.

La politique de gestion des voyages couvre souvent les principaux risques identifiés, tel que le risque terroriste. Mais elle doit aussi couvrir les risques qui sont considérés comme moins graves. En effet, le risque qu’un collaborateur trébuche et se casse la cheville, ou les risques auxquels il s’expose lorsqu’il conduit alors qu’il est fatigué, sont nettement plus élevés que la probabilité d’une attaque terroriste ou d’un accident d’avion. C’est pourquoi le plan de gestion des risques liés aux voyages doit impérativement prendre en compte les risques moins graves, mais plus fréquents, notamment ceux qui interviennent lors d’un changement d’hôtel ou de l’organisation d’un transfert et d’un voyage en toute sécurité.

Comment établir un lien entre la gestion des risques et l’assurance voyage ? La politique voyages d’une entreprise doit se concentrer sur trois objectifs : fournir aux collaborateurs des procédures simples à suivre en matière de voyages d’affaires, rendre les frais de voyage plus transparents et améliorer la gestion des risques et des situations d’urgence afin d’optimiser la sécurité des collaborateurs. Ces règles s’appliquent aux voyages d’affaires en France et à l’étranger. Tous les collaborateurs doivent bénéficier du même niveau de protection lorsqu’ils voyagent, que ce soit pour un voyage d’une heure en voiture ou un voyage en avion de l’autre côté de l’Atlantique. Comme il n’existe pas de jurisprudence claire sur la façon d’évaluer avec précision les risques, les compagnies d’assurance peuvent aider les employeurs à mettre en place des plans de gestion des risques liés aux voyages d’affaires qui sont compatibles avec leur devoir de diligence.

Mais avant d’autoriser les collaborateurs à voyager, il est important qu’une entreprise comprenne que sa responsabilité peut être invoquée. Cependant, s’il y a un risque, une assurance voyage tous risques peut faire toute la différence ! C’est pourquoi les systèmes de gestion des risques liés aux voyages mis en place par l’entreprise complètent les polices d’assurance voyage qu’elle a souscrites.

AXA Partners est conscient de l’énorme pression que subissent les entreprises pour que leurs collaborateurs puissent voyager en toute sérénité. C’est pourquoi AXA Partners s’engage à leur proposer des polices d’assurance et des outils parfaitement adaptés aux défis du monde d’aujourd’hui. Il s’agit notamment de Travel Eye, un service directement connecté à la Travel Management Company (TMC) des entreprises, qui permet à celles-ci de simplifier leurs procédures de sécurité des voyages. Travel Eye a également été développé pour accompagner les collaborateurs lors de leurs déplacements et leur permettre de réduire concrètement les risques liés aux voyages d’affaires, en leur proposant une gamme complète de services en matière de santé et de voyages d’affaires. Il peut être facilement intégré à la politique voyages d’une entreprise : il simplifie la planification, la réservation, l’atténuation des risques, la responsabilité du personnel voyageur et l’assurance voyage.